keyboard_arrow_up
incasso.jpg

Overgang nieuw contributiesysteem

Geachte leden,

Sinds mei 2018 moet onze vereniging voldoen aan de nieuwe AVG. Als bestuur zijn wij hiervoor in 2017 al begonnen met het inventariseren van onze systemen, om te achterhalen waar wij niet voldeden. Daar waar nodig hebben wij acties in gang gezet om aan de nieuwe AVG wetgeving te voldoen. Tijdens deze inventarisatie is gebleken dat onze ledenadministratie niet voldeed. Aangezien de ledenadministratie in eigen beheer opgezet is, waren er een aantal keuzes, nl. 1.) het systeem aanpassen, wat heel veel programmeer werk met zich mee zou brengen, of 2.) overstappen naar een commercieel systeem.

Om goed inzicht te krijgen in de impact van beide opties, is er een werkgroep ingesteld, welke beide opties uitgewerkt heeft. Het bestuur heeft medio 2018 besloten, in overleg met deze werkgroep, om met de ledenadministratie over te stappen naar een commercieel systeem. Aangezien wij als vereniging vanuit de KNZB verplicht zijn om gebruik te maken van Sportlink, heeft het bestuur besloten om de ledenadministratie in Sportlink te gaan voeren. Om een goede overgang van alle gegevens te garanderen, is er door de werkgroep een plan opgesteld om deze dataoverdracht in goede banen te lijden.

Met ondersteuning van Sportlink, heeft afgelopen zomervakantie de dataoverdracht plaatsgevonden. Ondanks een gedegen voorbereiding, zijn niet alle gegevens op de juiste manier overgezet, welke handmatig hersteld moesten worden. Daarnaast levert onze huidige opbouw van contributie structuur een groot aantal contributieproducten op binnen Sportlink, welke op dit moment handmatig gekoppeld moeten worden. Op dit moment zijn er een aantal personen volop bezig de laatste gegevens te koppelen. Helaas duurt deze actie langer dan dat wij in eerste instantie voorzien hadden. Wij verwachten de volledige overgang gedurende de maand oktober afgerond te kunnen hebben.

Op dit moment kunnen wij vanwege deze overgang naar het nieuwe systeem, echter nog geen contributie innen. Zodra dit wel mogelijk is, zal er een nieuwsbrief volgen, met daarin de data waarop de contributie geïnd gaat worden.

Namens het bestuur,

Louis de Groot

Voorzitter